Кассовые операции: новый порядок ведения.

С 1 июня 2014 года государственные (муниципальные) учреждения при осуществлении операций с наличными денежными средствами должны руководствоваться новым порядком ведения кассовых операций, утвержденным Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Порядок № 3210-У). В связи с этим ранее действовавшее Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение № 373-П) утрачивает силу. Проанализируем новшества и рассмотрим особенности ведения учреждениями учета кассовых операций согласно принятому порядку.

Порядок № 3210-У устанавливает единые требования к ведению кассовых операций для всех юридических лиц, в том числе для государственных (муниципальных) учреждений. Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций могут руководствоваться этим порядком, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим ведение таких операций получателями бюджетных средств.

 

Далее ознакомимся с основными положениями Порядка № 3210-У и рассмотрим особенности учета и оформления кассовых операций.

 

Лимит остатка наличных денег в кассе

 

Лимит остатка наличных денег в кассе (далее – лимит кассы) – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций на конец рабочего дня (п. 2 Порядка № 3210-У).

 

Если лимит кассы не установлен, то считается, что он равен нулю, и учреждение не вправе хранить наличные деньги в кассе на конец рабочего дня.

 

Устанавливается и определяется лимит кассы непосредственно юридическим лицом путем утверждения соответствующего распорядительного документа.

 

Для обособленного подразделения юридического лица, сдающего наличные деньги на счет этого юридического лица, устанавливается свой лимит кассы. Прежний порядок ведения кассовых операций предусматривал установление отдельного лимита кассы только для обособленных подразделений, которым открыты отдельные счета (п. 1.2 Положения № 373-П).

 

Если обособленные подразделения юридического лица сдают наличные деньги в кассу юридического лица, то при расчете лимита кассы необходимо учесть лимиты, установленные этим обособленным подразделениям.

 

Формулы для расчета лимита кассы не изменились: он определяется по одной из двух формул, приведенных в приложении к Порядку № 3210-У:

 

– по 1-й – исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема поступлений наличной выручки);

– по 2-й – исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема выдачи наличных денег).

 

При этом необходимо отметить, что ранее 2-я формула расчета лимита кассы могла применяться лишь в случае отсутствия поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) (п. II приложения к Положению № 373-П). Теперь же этого ограничения нет и учреждение вправе выбрать такой способ расчета, даже если наличная выручка поступает в кассу.

 

Таким образом, если размеры выручки незначительные, а выдача наличных денег из кассы на нужды учреждения осуществляется в большем размере, то расчет лимита кассы лучше произвести исходя из объема выдачи наличных денежных средств, то есть по 2-й формуле.

 

Обратите внимание. Бюджетополучатели с учетом специфики своей деятельности вправе определить лимит кассы в размере, превышающем размер лимита, рассчитанный в соответствии с Порядком № 3210-У, установив сумму непредвиденного резерва с обоснованием его размера в соответствующем распорядительном документе (п. 2.2 Положения об особенностях расчетного и кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, финансовых органов субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации).

 

Требование о том, что денежные средства сверх установленного лимита кассы (свободные денежные средства) должны храниться на банковских (лицевых) счетах учреждения, присутствует и в новом порядке.

 

К сведению: наличные деньги могут сдаваться на счет юридического лица как уполномоченным представителем учреждения, так и с помощью инкассаторской службы (п. 3 Порядка № 3210-У).

 

Как и прежде, накопление наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита допускается лишь в следующих случаях:

 

– в дни выплат заработной платы, стипендий и осуществления выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

– в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

 

Напомним, чтоза несоблюдение лимита кассы ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

 

Общие требования к оформлению кассовых операций

 

Кассовые операции – это операции по приему, хранению и расходованию наличных денежных средств. Операции по кассе могут осуществляться как кассиром, так и иным работником учреждения, назначенным руководителем. Лицу, ответственному за ведение кассовых операций, устанавливаются соответствующие должностные права и обязанности, с которыми он должен ознакомиться под подпись. Если в учреждении имеется несколько кассиров, то один из них должен выполнять обязанности старшего кассира. При отсутствии кассира (иного уполномоченного работника) кассовые операции может проводить руководитель учреждения.

 

К сведению: согласно новому порядку вести кассовые операции можно с применением программно-технических средств, которые с 1 января 2015 года должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ. Перечень этих средств установлен нормативным актом ЦБ РФ (п. 4 Порядка № 3210-У).

 

Оформляются кассовые операции, как и ранее, приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Формировать и подписывать кассовые документы должны (п. 4.1 – 4.3 Порядка № 3210-У):

 

– главный бухгалтер;

– бухгалтер, иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе учреждения или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);

– руководитель учреждения (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

 

Кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (надписи «получено», «оплачено»), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Если операции по кассе производятся руководителем, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

 

Поступающие и выдаваемые наличные деньги учитываются в кассовой книге (п. 4.6 Порядка № 3210-У).

 

Обратите внимание: Порядком № 3210-У (как и ранее действующим Положением № 373-П) предусмотрено использование кассовой книги по форме 0310004, но государственные (муниципальные) учреждения, на которых распространяются положения Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ № 173н), должны оформлять кассовую книгу по форме 0504514. В случае отсутствия в кассовой книге (ф. 0504514) нужных реквизитов их можно дополнить, при этом исключать обязательные реквизиты из установленной формы документа нельзя (п. 7 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 27.11.2012 № 02-06-10/4907).

 

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир обязан сверить данные, отраженные в кассовой книге и кассовых документах, вывести остаток наличных средств и проставить подпись. Проверка записей по кассовой книге осуществляется главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем учреждения.

 

Новым порядком ведения кассовых операций установлено, что за дни, в которые не проводились кассовые операции, записи в кассовую книгу вносить не нужно. Кроме этого, обособленные подразделения больше не обязаны каждый день передавать в учреждение второй экземпляр листа кассовой книги, как это было предусмотрено ранее п. 5.6 Положения № 373-П. Теперь порядок передачи обособленным учреждением копии листа кассовой книги определяет учреждение с учетом срока составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

 

Согласно п. 4.7 Порядка № 3210-У кассовые документы и кассовую книгу сейчас можно оформить не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Напомним, что документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации и подписываются электронными подписями.

 

Документы на бумаге оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями.

 

При этом отметим, что в документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронными подписями, исправления вносить нельзя, в отличие от документов, оформленных на бумажном носителе (за исключением приходных и расходных кассовых ордеров). Прежнее Положение № 373-П вообще не предусматривало внесения исправлений в документы по кассе. Теперь, чтобы внести исправления, к примеру, в кассовую книгу, нужно зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату корректировки, фамилию и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документ.

 

Для справки: хранение документов, оформленных на бумаге или в электронном виде, организуется в установленном порядке руководителем учреждения.

 

Порядок приема и выдачи наличных денег

 

Прием наличных денежных средств в кассу учреждения осуществляется кассиром по приходным кассовым ордерам (ф. 0310001) (далее – ПКО), оформленным надлежащим образом (п. 5 Порядка № 3210-У). При получении ПКО кассир проверяет:

 

– наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – руководителя) и соответствие их образцам подписей;

– соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;

– наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

 

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом деньги пересчитываются таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После этого сумма полученных наличных денег сверяется с суммой, указанной в ПКО, и при отсутствии расхождений ПКО подписывается кассиром, который ставит на квитанции к ПКО штамп с надписью «Получено» и выдает эту квитанцию вносителю денег.

 

В случае если сумма вносимых наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю довнести недостающую сумму или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказывается довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег, перечеркивает ПКО и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

 

К сведению: прием в кассу учреждения (юридического лица) наличных денег, сдава­емых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, определенном юридическим лицом, по ПКО (п. 5.3 Порядка № 3210-У).

 

Согласно новому порядку ведения кассовых операций ПКО может оформляться по окончании проведения кассовых операций на общую сумму принятых наличных денег на основании не только контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, но и бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (п. 5.2 Порядка № 3210-У). Прежний порядок такую возможность не предусматривал.

 

Выдача наличных денежных средств

 

Наличные деньги выдаются из кассы учреждения по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002) (далее – РКО) (п. 6 Порядка № 3210-У).

 

Выдача денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

 

Обратите внимание: Порядок № 3210-У (как и ранее действовавшее Положение № 373-П) предусматривает использование расчетно-платежных ведомостей и платежных ведомостей по формам 0301009 и 0301011 соответственно, но государственные (муниципальные) учреждения согласно Приказу № 173н должны оформлять расчетно-платежную ведомость по форме 0504401, а платежную ведомость – по форме 0504403.

 

При получении РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир проверяет:

 

– наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – руководителя) и соответствие их образцам подписей;

– соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме, проставленной прописью;

– наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

 

Выдача наличных денег осуществляется непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность.

 

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю. В соответствии с новым порядком ведения кассовых операций получателю теперь не нужно указывать в РКО выдаваемую из кассы сумму наличных денег (рублей – прописью, копеек – цифрами), достаточно лишь его подписи.

 

Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.

 

Получатель наличных денег, в свою очередь, должен сверить в РКО соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и пересчитать полученные деньги (полистно, поштучно) под наблюдением кассира.

 

После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

 

К сведению: выдача из кассы учреждения (юридического лица) наличных денег обособленному подразделению осуществляется в порядке, определенном юридическим лицом, по РКО.

 

При выдаче наличных денег по доверенности кассир должен:

 

– проверить соответствие ФИО (при наличии) получателя денег, указанных в РКО, ФИО (при наличии) доверителя, указанным в доверенности;

– проверить соответствие указанных в доверенности и РКО ФИО (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего личность, данным документа, предъявленного доверенным лицом;

– сделать запись «по доверенности» в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег.

 

Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

 

Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), то с нее делаются копии, которые заверяются в установленном порядке и в последующем прилагаются к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче прикладывается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) (абз. 4 п. 6.1 Порядка № 3210-У).

 

Выдача наличных денег под отчет осуществляется на основании РКО с приложением к нему заявления подотчетного лица (п. 6.3 Порядка № 3210-У). Это заявление составляется в письменной форме произвольного содержания, где указываются сумма наличных денег, срок выдачи, подпись руководителя учреждения и дата. Следует отметить, что прежний порядок ведения кассовых операций предписывал руководителю собственноручно проставлять в заявлении сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, теперь же этого не требуется.

 

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

 

Выдача наличных денег на выплату заработной платы, стипендий и других выплат производится на основании расчетно-платежных ведомостей (ф. 0504401) или платежных ведомостей (ф. 0504403), в случае если расчеты осуществляются в межрасчетный период и не совпадают с составлением общего расчета (п. 6.5 Порядка № 3210-У, Приказ № 173н). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем учреждения и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

 

К сведению: продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

 

В последний день выдачи наличных денег кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Потом кассир подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости, проставляет на них свою подпись и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю). Далее на фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО.

 

Обращаем ваше внимание, что теперь кассиры не обязаны вести реестр депонированных сумм, данное требование отсутствует в Порядке № 3210-У.

 

* * *

 

Итак, существенных изменений в порядке ведения кассовых операций не произошло, но нововведения все же имеются. Теперь учреждения вправе выбрать один из способов расчета лимита кассы: исходя из объема поступлений наличной выручки или из объема выдачи наличных денег. Ранее 2-й вариант расчета могли установить лишь те учреждения, у которых не было наличной выручки.

 

Что касается оформления кассовых операций, необходимо знать следующее:

 

– кассовая книга не составляется, если операции по кассе не проводятся;

– обособленные подразделения не должны каждый день передавать в учреждение второй экземпляр листа кассовой книги;

– кассовые документы и кассовую книгу можно оформить не только на бумажном носителе, но и в электронном виде;

– в документы, предусмотренные Порядком № 3210-У, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров, можно вносить поправки;

– получателю наличных денег достаточно поставить в РКО свою подпись, сумму прописью указывать не нужно;

– работнику в заявлении о выдаче денег под отчет необходимо самостоятельно указывать сумму наличных денег и срок выдачи, руководителю лишь подписать документ;

– кассиру больше не нужно вести реестр депонированных сумм.

Write a comment

Comments: 0