Положение о документообороте в бухгалтерском учете


Правильно организованный документооборот значительно упрощает работу финансовых служб в учреждении. Для каждого учреждения разработка правил документооборота будет носить индивидуальный характер, поскольку в учреждении могут осуществляться различные виды хозяйственных операций, использоваться различные документы и схемы их движения. В свою очередь, движение документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения и иных факторов. Таким образом, представленный в консультации материал по разработке и составлению положения о документообороте будет носить рекомендательный характер.

Составляющие элементы правил документооборота

Следуя положениям п. 6 Инструкции № 157н, учреждения должны внутренним актом утвердить правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с принятым графиком документооборота. То есть учреждение должно разработать и утвердить положение о документообороте, являющееся приложением к учетной политике.

Для каждого документа в бухгалтерском учете должен существовать свой путь движения, то есть свой документооборот.

При разработке и утверждении положения, устанавливающего правила документооборота, в нем следует предусмотреть такие основные элементы, как:

– требования к используемым при отражении операций хозяйственной деятельности первичным учетным документам;
– порядок применения регистров бухгалтерского учета и правила их ведения;
– порядок и сроки хранения документов;
– разработка и внедрение графика документооборота.

Приведем рекомендации по разработке и внедрению правил документооборота по указанным элементам.

Первичные учетные документы

Наиболее важным среди указанных элементов при разработке и составлении положения о документообороте является установление требований к первичным учетным документам, которые будут использоваться для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности.

Прежде всего в положении о документообороте, как того требуют нормы п. 7 Инструкции № 157н, должно быть указано, что первичный учетный документ должен содержать такие обязательные реквизиты, как:

– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– информация, необходимая для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы РФ) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
– подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В положении о документообороте также должно быть предусмотрено, что учреждения для отражения фактов хозяйственной деятельности должны использовать первичные учетные документы в соответствии с Методическими рекомендациями по их применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ Минфина РФ № 173н).

В случае отсутствия в этом приказе утвержденной формы первичного учетного документа для отражения производимых операций в связи со спецификой деятельности учреждение вправе самостоятельно разработать такую форму с обязательными реквизитами первичного учетного документа, указанными выше. При этом ее использование следует закрепить в правилах документооборота отдельно и приложить к ним образцы самостоятельно разработанных форм.

В положении о документообороте нужно указать, что к бухгалтерскому учету первичный учетный документ должен приниматься при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – при условии отражения обязательных реквизитов, указанных выше), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.

Однако документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами (расчетные документы, документы по оформлению финансовых вложений, займов, кредитов и т. д.), должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера или уполномоченного руководителем на то лица.

Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть, что в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, учреждение вправе на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, оформлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа субъект учета вправе утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов, также приложив их образцы к положению о документообороте.

Учреждение к тому же вправе предусмотреть в положении о документообороте (в случае необходимости) возможность внесения дополнительных реквизитов (данных) в определенные первичные (сводные) учетные документы, сформированные на основе унифицированных форм документов, в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации (п. 7 Инструкции № 157н).

Первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или (при наличии технических возможностей учреждения) на машинных носителях.

Регистры бухгалтерского учета

Следующим важным элементом разработки положения о документообороте является установление порядка применения регистров бухгалтерского учета и правил их ведения. Данные регистры необходимы для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В положении о документообороте следует привести регистры бухгалтерского учета, которые будут использоваться учреждением. Согласно п. 11Инструкции № 157н учреждение для отражения данных проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов может применять такие регистры бухгалтерского учета, как:

– журнал операций по счету «Касса»;
– журнал операций с безналичными денежными средствами;
– журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
– журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
– журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
– журнал операций расчетов по оплате труда;
– журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
– журнал по прочим операциям;
– журнал по санкционированию (далее – журналы операций);
– главная книга;
– иные регистры.

Регистры бухгалтерского учета должны составляться по формам, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н.

Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть (при необходимости) регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы. Согласно п. 11 Инструкции № 157н они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование регистра;
– наименование субъекта учета, составившего регистр;
– дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
– хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
– величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
– наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
– подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В положении о документообороте также нужно отразить, в каком виде будет осуществляться формирование регистров бухгалтерского учета: в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях.

В отношении ведения регистров бухгалтерского учета в положении о документообороте следует предусмотреть, в какой момент в них будут вноситься записи. Согласно п. 11 Инструкции № 157н записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций, иные регистры бухгалтерского учета) должны осуществляться по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа – как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

В положении о документообороте надо указать, что по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке должно быть отражено: наименование учреждения; наименование главного распорядителя средств бюджета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера; количество листов в папке (деле).

Кроме того, в положении о документообороте следует установить периодичность формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе: по итогам операционного дня, месяца, квартала.

В настоящее время практически у всех учреждений ведение бухгалтерского учета автоматизировано, поэтому формирование регистров учета осуществляется в бухгалтерской программе. В связи с этим в положении о документообороте можно определить порядок вывода регистров на печать.

Порядок и сроки хранения документов

Немаловажным элементом положения о документообороте являются организация хранения документов и установление сроков их хранения.

При этом ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности возложена на руководителя учреждения.

Положением о документообороте должны быть определены мероприятия, обеспечивающие хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, с защитой их от несанкционированных исправлений.

Так, до передачи в архив первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета положением о документообороте должно быть предусмотрено, что расследование причин, их повлекших, должно производиться созданной руководителем учреждения (а при отсутствии у него полномочий – органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя) комиссией.

Хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета учреждение должно обеспечивать в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Таким образом, для каждого документа, применяемого в деятельности учреждения, должен быть установлен срок его хранения.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.

Разработка и внедрение графика документооборота

Движение первичных учетных документов регламентируется графиком документооборота (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105), поэтому его разработке и внедрению нужно уделять особое внимание.

Разработка и внедрение графика документооборота нужны для того, чтобы обеспечить своевременное получение и отправку документов, так как это влияет на полноту и оперативность учета хозяйственных операций. При разработке графика документооборота важно установить и утвердить ответственных за оформление документов лиц, схему движения документов между ними, а также сроки представления этих документов.

Унифицированной формы графика документооборота на законодательном уровне не утверждено, поэтому учреждение вправе разработать его самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Организация работы по составлению графика документооборота должна быть возложена на главного бухгалтера, а его утверждение – на руководителя учреждения.

На главного бухгалтера также должна быть возложена обязанность по осуществлению контроля за соблюдением исполнителями графика документооборота в учреждении.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное составление документов, за достоверность информации, содержащейся в документах, должны нести лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н). Для этого последних необходимо ознакомить с графиком документооборота. Исполнителям графика документооборота можно выдать выписку из него, в которой нужно перечислить документы, которые должны быть ими представлены, и сроки их представления.

Приведем выдержки из графика документооборота, составленного в форме таблицы.

Наименование документа, количество экземпляров

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив учреждения

Ответственное лицо

Срок исполнения

Ответственное лицо

Срок обработки

Ответственное лицо

Срок хранения

Кассовые документы (один экземпляр)

Кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

Пять лет (после проведения проверки, ревизии)

Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (один экземпляр)

Ответственные лица подразделений

Первое число месяца

Бухгалтер-расчетчик

В течение трех рабочих дней

Бухгалтер-расчетчик

Пять лет (после проведения проверки, ревизии)

Приказ о направлении работника в служебную командировку (два экземпляра)

Отдел кадров

Не менее чем за пять дней до отъезда в командировку

Бухгалтер

В течение одного рабочего дня

Бухгалтер

75 лет

Авансовый отчет(один экземпляр)

Подотчетные лица

В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки

Бухгалтер

В течение трех рабочих дней

Бухгалтер

Пять лет (после проведения проверки, ревизии)

Путевой лист (один экземпляр)

Диспетчер

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

Пять лет (после проведения проверки, ревизии)

* * *

В заключение отметим, что к разработке положения о документообороте не следует подходить формально. Особенно это касается такого его элемента, как график документооборота, поскольку правильно составленный график документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, своевременному поступлению первичных учетных документов в бухгалтерию и оперативному отражению в бухгалтерском учете содержащейся в них информации.