Правильно организованный документооборот значительно упрощает работу финансовых служб в учреждении. Для каждого учреждения разработка правил документооборота будет носить индивидуальный характер, поскольку в учреждении могут осуществляться различные виды хозяйственных операций, использоваться различные документы и схемы их движения. В свою очередь, движение документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения и иных факторов. Таким образом, представленный в консультации материал по разработке и составлению положения о документообороте будет носить рекомендательный характер.
Составляющие элементы правил документооборота
Следуя положениям п. 6 Инструкции № 157н, учреждения должны внутренним актом утвердить правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с принятым графиком документооборота. То есть учреждение должно разработать и утвердить положение о документообороте, являющееся приложением к учетной политике.
Для каждого документа в бухгалтерском учете должен существовать свой путь движения, то есть свой документооборот.
При разработке и утверждении положения, устанавливающего правила документооборота, в нем следует предусмотреть такие основные элементы, как:
– требования к используемым при отражении операций хозяйственной деятельности первичным учетным документам;
– порядок применения регистров бухгалтерского учета и правила их ведения;
– порядок и сроки хранения документов;
– разработка и внедрение графика документооборота.
Приведем рекомендации по разработке и внедрению правил документооборота по указанным элементам.
Первичные учетные документы
Наиболее важным среди указанных элементов при разработке и составлении положения о документообороте является установление требований к первичным учетным документам, которые будут использоваться для документального подтверждения фактов хозяйственной деятельности.
Прежде всего в положении о документообороте, как того требуют нормы п. 7 Инструкции № 157н, должно быть указано, что первичный учетный документ должен содержать такие обязательные реквизиты, как:
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– информация, необходимая для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы РФ) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных
платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных
услуг»;
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц),
ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
– подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В положении о документообороте также должно быть предусмотрено, что учреждения для отражения фактов хозяйственной деятельности должны использовать первичные учетные документы в соответствии с Методическими рекомендациями по их применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ Минфина РФ № 173н).
В случае отсутствия в этом приказе утвержденной формы первичного учетного документа для отражения производимых операций в связи со спецификой деятельности учреждение вправе самостоятельно разработать такую форму с обязательными реквизитами первичного учетного документа, указанными выше. При этом ее использование следует закрепить в правилах документооборота отдельно и приложить к ним образцы самостоятельно разработанных форм.
В положении о документообороте нужно указать, что к бухгалтерскому учету первичный учетный документ должен приниматься при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – при условии отражения обязательных реквизитов, указанных выше), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.
Однако документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами (расчетные документы, документы по оформлению финансовых вложений, займов, кредитов и т. д.), должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера или уполномоченного руководителем на то лица.
Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть, что в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, учреждение вправе на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, оформлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа субъект учета вправе утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов, также приложив их образцы к положению о документообороте.
Учреждение к тому же вправе предусмотреть в положении о документообороте (в случае необходимости) возможность внесения дополнительных реквизитов (данных) в определенные первичные (сводные) учетные документы, сформированные на основе унифицированных форм документов, в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации (п. 7 Инструкции № 157н).
Первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или (при наличии технических возможностей учреждения) на машинных носителях.
Регистры бухгалтерского учета
Следующим важным элементом разработки положения о документообороте является установление порядка применения регистров бухгалтерского учета и правил их ведения. Данные регистры необходимы для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
В положении о документообороте следует привести регистры бухгалтерского учета, которые будут использоваться учреждением. Согласно п. 11Инструкции № 157н учреждение для отражения данных проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов может применять такие регистры бухгалтерского учета, как:
– журнал операций по счету «Касса»;
– журнал операций с безналичными денежными средствами;
– журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
– журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
– журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
– журнал операций расчетов по оплате труда;
– журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
– журнал по прочим операциям;
– журнал по санкционированию (далее – журналы операций);
– главная книга;
– иные регистры.
Регистры бухгалтерского учета должны составляться по формам, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н.
Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть (при необходимости) регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы. Согласно п. 11 Инструкции № 157н они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
– наименование регистра;
– наименование субъекта учета, составившего регистр;
– дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
– хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
– величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
– наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
– подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В положении о документообороте также нужно отразить, в каком виде будет осуществляться формирование регистров бухгалтерского учета: в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях.
В отношении ведения регистров бухгалтерского учета в положении о документообороте следует предусмотреть, в какой момент в них будут вноситься записи. Согласно п. 11 Инструкции № 157н записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций, иные регистры бухгалтерского учета) должны осуществляться по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа – как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
В положении о документообороте надо указать, что по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке должно быть отражено: наименование учреждения; наименование главного распорядителя средств бюджета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера; количество листов в папке (деле).
Кроме того, в положении о документообороте следует установить периодичность формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе: по итогам операционного дня, месяца, квартала.
В настоящее время практически у всех учреждений ведение бухгалтерского учета автоматизировано, поэтому формирование регистров учета осуществляется в бухгалтерской программе. В связи с этим в положении о документообороте можно определить порядок вывода регистров на печать.
Порядок и сроки хранения документов
Немаловажным элементом положения о документообороте являются организация хранения документов и установление сроков их хранения.
При этом ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности возложена на руководителя учреждения.
Положением о документообороте должны быть определены мероприятия, обеспечивающие хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, с защитой их от несанкционированных исправлений.
Так, до передачи в архив первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета положением о документообороте должно быть предусмотрено, что расследование причин, их повлекших, должно производиться созданной руководителем учреждения (а при отсутствии у него полномочий – органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя) комиссией.
Хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета учреждение должно обеспечивать в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Таким образом, для каждого документа, применяемого в деятельности учреждения, должен быть установлен срок его хранения.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб.
Разработка и внедрение графика документооборота
Движение первичных учетных документов регламентируется графиком документооборота (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105), поэтому его разработке и внедрению нужно уделять особое внимание.
Разработка и внедрение графика документооборота нужны для того, чтобы обеспечить своевременное получение и отправку документов, так как это влияет на полноту и оперативность учета хозяйственных операций. При разработке графика документооборота важно установить и утвердить ответственных за оформление документов лиц, схему движения документов между ними, а также сроки представления этих документов.
Унифицированной формы графика документооборота на законодательном уровне не утверждено, поэтому учреждение вправе разработать его самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.
Организация работы по составлению графика документооборота должна быть возложена на главного бухгалтера, а его утверждение – на руководителя учреждения.
На главного бухгалтера также должна быть возложена обязанность по осуществлению контроля за соблюдением исполнителями графика документооборота в учреждении.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное составление документов, за достоверность информации, содержащейся в документах, должны нести лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н). Для этого последних необходимо ознакомить с графиком документооборота. Исполнителям графика документооборота можно выдать выписку из него, в которой нужно перечислить документы, которые должны быть ими представлены, и сроки их представления.
Приведем выдержки из графика документооборота, составленного в форме таблицы.
|
Наименование документа, количество экземпляров |
Составление документа |
Обработка документа |
Передача в архив учреждения |
|||
|
Ответственное лицо |
Срок исполнения |
Ответственное лицо |
Срок обработки |
Ответственное лицо |
Срок хранения |
|
|
Кассовые документы (один экземпляр) |
Кассир |
Ежедневно |
Бухгалтер |
Ежедневно |
Бухгалтер |
Пять лет (после проведения проверки, ревизии) |
|
Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (один экземпляр) |
Ответственные лица подразделений |
Первое число месяца |
Бухгалтер-расчетчик |
В течение трех рабочих дней |
Бухгалтер-расчетчик |
Пять лет (после проведения проверки, ревизии) |
|
Приказ о направлении работника в служебную командировку (два экземпляра) |
Отдел кадров |
Не менее чем за пять дней до отъезда в командировку |
Бухгалтер |
В течение одного рабочего дня |
Бухгалтер |
75 лет |
|
Авансовый отчет(один экземпляр) |
Подотчетные лица |
В течение трех рабочих дней по прибытии из командировки |
Бухгалтер |
В течение трех рабочих дней |
Бухгалтер |
Пять лет (после проведения проверки, ревизии) |
|
Путевой лист (один экземпляр) |
Диспетчер |
Ежедневно |
Бухгалтер |
Ежедневно |
Бухгалтер |
Пять лет (после проведения проверки, ревизии) |
* * *
В заключение отметим, что к разработке положения о документообороте не следует подходить формально. Особенно это касается такого его элемента, как график документооборота, поскольку правильно составленный график документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, своевременному поступлению первичных учетных документов в бухгалтерию и оперативному отражению в бухгалтерском учете содержащейся в них информации.