Учет горюче-смазочных материалов: от приобретения до списания


В консультации ознакомимся с особенностями учета ГСМ от приобретения до списания; на примере рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению ГСМ как за наличный, так и безналичный расчет; обратим внимание на оформление путевого листа, заполнение его обязательных реквизитов и показателей.

Приобретение ГСМ

Приобретение ГСМ у поставщиков может осуществляться за наличный и безналичный расчет. Поэтому рассмотрим порядок приобретения ГСМ учреждением отдельно по каждому из указанных видов расчета, а также порядок отражения в бухгалтерском учете этих операций.

Наличный расчет. Перечислим основные действия, которые нужно совершить при приобретении ГСМ за наличные средства:

– представление подотчетным лицом заявления руководителю учреждения на получение наличных средств для приобретения ГСМ;
– утверждение заявления руководителем учреждения;
– оформление заявки на получение наличных денег (ф. 0531802) и денежного чека, если лицевой счет учреждению открыт в ОФК, или денежного чека, если расчетный счет учреждению открыт в кредитной организации;
– получение наличных средств;
– выдача их подотчетному лицу.

Представим в таблице корреспонденцию счетов по отражению операций по поступлению в кассу и выдаче из нее наличных средств и постановке на учет приобретенных ГСМ.

Инструкция № 162н*

Инструкция № 174н**

Инструкция № 183н***

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Поступление в кассу наличных средств с лицевого счета, открытого в ОФК

0 201 34 510
0 210 03 560

0 210 03 660
0 304 05 340

0 201 34 510
0 210 03 560

0 210 03 660
0 201 11 610

0 201 34 000
0 210 03 000

0 210 03 000
0 201 11 000

Поступление в кассу наличных средств со счета, открытого в кредитной организации

0 201 34 000

0 201 21 000

Выдача из кассы учреждения наличных средств под отчет

0 208 34 560

0 201 34 610

0 208 34 560

0 201 34 610

0 208 34 000

0 201 34 000

Поступление ГСМ, приобретенных подотчетным лицом

0 105 33 340

0 208 34 660

0 105 33 340

0 208 34 660

0 105 33 000

0 208 34 000

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Безналичный расчет. В настоящее время наибольшее распространение получил такой вид безналичных расчетов за приобретенные у поставщиков ГСМ, как расчет по топливным картам.

Топливная карта, выдаваемая поставщиком ГСМ, является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт.

При заправке по топливной карте не производятся расчеты с применением наличных денежных средств, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком. В этих целях учреждение должно заключить договор с поставщиком, в котором указываются:

– наименование приобретаемого топлива;
– лимит топлива, который может быть отпущен за день (месяц);
– вид топливной карты (денежная (выдаваемая на конкретный лимит стоимости ГСМ), литровая (предусматривается объем ГСМ в литрах));
– стоимость топливной карты, если она передается за плату (либо предусматривается, что топливные карты передаются учреждению бесплатно или с возвратом);
– условия оплаты топлива (частичная или 100%-я предварительная оплата) и обслуживания карт;
– дата перехода права собственности на топливо и другие условия. Как правило, право собственности на топливо переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС.

Договор на приобретение ГСМ с помощью топливных карт заключается с поставщиком, который обладает системами специальных технических и программных средств, установленных на АЗС, осуществляющих учет, обработку и передачу информации, связанной с реализацией ГСМ посредством топливных карт.

В рамках заключенного договора поставщиком ГСМ изготавливаются и выдаются учреждению топливные карты.

Согласно Письму Минфина РФ от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 учет поступивших в учреждение топливных карт следует вести в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности, то есть на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». К этому счету могут быть открыты субсчета 03/1 «Топливные карты в кассе учреждения», 03/2 «Топливные карты у работников учреждения».

Поступление топливных карт отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 карту или по стоимости приобретения карты (если она предоставляется учреждению за плату) (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике). Учет топливных карт ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения (п. 337 Инструкции № 157н).

Выдача топливных карт в учреждении отражается на основании первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Возврат топливных карт поставщику (списание в связи с истечением срока действия), оформленный актом (актом приема-передачи, актом о списании), является основанием для их списания с забалансового счета по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.

Учреждение оформляет заявку на кассовый расход (ф. 0531801), если лицевой счет учреждению открыт в ОФК, или платежное поручение, если счет открыт в кредитной организации, на перечисление поставщику платы за изготовление топливных карт и оговоренной договором суммы поставки ГСМ.

При отпуске ГСМ на АЗС выдается чек, в котором указываются наименование, количество топлива, дата и время заправки. Эти чеки водитель затем должен приложить к путевым листам автомобиля, для которого предназначено полученное топливо.

В бухгалтерском учете учреждения операции по приобретению ГСМ с помощью топливной карты будут отражаться следующим образом:

Инструкция № 162н

Инструкция № 174н

Инструкция № 183н

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Предоплата изготовления топливных карт

0 206 26 560

0 304 05 226

0 206 26 560

0 201 11 610

0 206 26 000

0 201 11 000
0 201 21 000

Отражение расходов по полученным топливным картам

0 401 20 226
0 109 xx 226

0 302 26 730

0 109 xx 226

0 302 26 730

0 109 xx 226

0 302 26 000

Принятие к забалансовому учету топливных карт

03/1

03/1

03/1

Зачет суммы предварительной оплаты топливных карт

0 302 26 830

0 206 26 660

0 302 26 830

0 206 26 660

0 302 26 000

0 206 26 000

Выдача топливных карт сотрудникам

03/2

03/1

03/2

03/1

03/2

03/1

Перечисление предварительной оплаты ГСМ

0 206 34 560

0 304 05 340

0 206 34 560

0 201 11 610

0 206 34 000

0 201 11 000
0 201 21 000

Оприходование ГСМ, полученных на АЗС сотрудниками (держателями карт)

0 105 33 340

0 302 34 730

0 105 33 340

0 302 34 730

0 105 33 000

0 302 34 000

Зачет аванса

0 302 34 830

0 206 34 660

0 302 34 830

0 206 34 660

0 302 34 000

0 206 34 000

По окончании месяца поставщик ГСМ должен представить учреждению следующий пакет документов:

– счет-фактуру;
– акт приема-передачи на проданное топливо;
– детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт.

Списание ГСМ

Однако перечисленные выше документы поставщика ГСМ не являются основанием для их списания с бухгалтерского учета.

Списание ГСМ следует производить на основании правильно оформленного путевого листа, при этом учреждения должны использовать в своей деятельности формы путевых листов, утвержденные Приказом Минфина РФ № 173н:

– 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
– 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
– 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
– 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
– 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
– 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».

При заполнении путевых листов следует руководствоваться Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее – Порядок заполнения).

В указанном документе перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены при оформлении путевого листа:

– номер путевого листа;
– сведения о сроке действия путевого листа;
– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
– сведения о транспортном средстве;
– сведения о водителе.

При неотражении в путевом листе отдельных реквизитов это будет расцениваться как оформление первичных документов с нарушением установленных правил.

Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, используемое учреждением для осуществления перево­зок грузов, пассажиров и багажа (п. 9 Порядка заполнения).

Представим в таблице наименования реквизитов путевого листа и информацию, которая должна быть по ним указана.

Наименование реквизита

Информация

Номер путевого листа

Указывается номер в хронологическом порядке в соответствии с принятой учреждением системой нумерации

Срок действия путевого листа

Отражается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Приводится наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения, а также номер его телефона

Сведения о транспортном средстве

Указывается:
– тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом, – модель автомобильного прицепа, полуприцепа;
– государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;
– показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
– дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку

Сведения о водителе

Отражается фамилия, имя, отчество водителя

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя

Проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества

При оформлении раздела «Движение горючего» путевого листа в соответствующих его строках должны быть проставлены:

– количество выданного по заправочному листу бензина, которое должно соответствовать количеству ГСМ, указанному в приложенных кавансовому отчету водителя контрольно-кассовых чеках, подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день;
– остаток бензина при выезде из места стоянки и возвращении к месту стоянки;
– расход бензина по норме и фактический;
– конкретное место отправления и место назначения. При их отсутствии при проверке правильности заполнения путевых листов контролирующие органы укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях, так же как и невозможно проконтролировать пробег автомобиля;
– время выезда и возвращения, километраж и подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

При расчете показателя «расход по норме» используются такие данные, как протяженность пути следования и нормы расхода ГСМ.

Протяженность пути следования берется из путевого листа, а нормы расхода ГСМ должны быть разработаны и утверждены локальным актом учреждения конкретно для каждого транспортного средства, числящегося на его балансе, а также должен быть утвержден размер повышающих и понижающих коэффициентов.

При их разработке и утверждении учреждениям нужно руководствоваться Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Согласно п. 3 указанного документа норма расхода ГСМ представляет собой установленное значение меры их потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега.

На основании произведенного расчета ГСМ списываются с балансового учета.

При списании ГСМ нужно учитывать следующее. Как правило, показания «расход по норме» и «расход фактический» должны быть равны. Однако, если расход по норме превышает фактический расход, списание производится согласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, то бензин списывается по норме.

Однако списание может производиться по фактическому расходу по распоряжению руководителя на основании объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях и в определенной местности (Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056).

Пример.

Бюджетным учреждением физической культуры и спорта принято решение о приобретении ГСМ по топливным картам. В связи с этим им произведены следующие операции:

а) заключен договор с поставщиком ГСМ, условиями которого предусмотрено, что:

– учреждение оплачивает изготовление топливных карт в количестве 5 шт. в сумме 500 руб.;
– поставка ГСМ осуществляется ежемесячно на сумму 10 000 руб.;
– топливные карты и выборка ГСМ предоставляются при перечислении 100%-й предварительной оплаты;
– документы о количестве и стоимости выбранных ГСМ представляются поставщиком по окончании месяца;

б) в учетной политике учреждения установлено, что:

– оформление путевых листов и сдача их в бухгалтерию учреждения производится ежедневно;
– топливные карты учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 карту;
– топливные карты, находящиеся в кассе учреждения, учитываются на субсчете 03/1, а выданные сотрудникам – на субсчете 03/2;
– списание ГСМ с бухгалтерского учета производится по окончании месяца.

В течение месяца учреждением были осуществлены следующие опе­рации:

– произведена предварительная оплата изготовления топливных карт в сумме 500 руб. и ГСМ в размере 10 000 руб.;
– получены и приняты к учету топливные карты в количестве 5 шт., из них 2 шт. выданы водителям;
– получены и приняты к учету ГСМ в количестве 300 л на сумму 10 000 руб. согласно первичным документам поставщика и данным чеков АЗС, предъявленных в бухгалтерию водителями;
– расход ГСМ по норме на основании данных путевых листов составил 290 л на сумму 9 666 руб.

Лицевой счет учреждения открыт в ОФК. Транспортные средства используются в рамках деятельности по выполнению госзадания. Расходы на ГСМ и топливные карты учитываются при формировании себестоимости услуг в составе прямых расходов.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Произведена предварительная оплата изготовления топливных карт

4 206 26 560

4 201 11 610

500

Приняты к учету расходы по изготовлению топливных карт

4 109 60 226

4 302 26 730

500

Приняты к учету топливные карты в кассу учреждения

03/1

5

Произведен зачет предварительной оплаты изготовления топливных карт

4 302 26 830

4 206 26 660

500

Отражена выдача топливных карт из кассы учреждения водителям

03/2

03/1

2

Произведена предварительная оплата ГСМ

4 206 34 560

4 201 11 610

10 000

Оприходованы ГСМ, отпущенные водителям учреждения на АЗС

4 105 33 340

4 302 34 730

10 000

Произведен зачет предварительной оплаты полученных ГСМ

4 302 34 830

4 206 34 660

10 000

Произведено списание фактически израсходованных ГСМ на основании расчета последним днем месяца

4 109 60 272

4 105 33 440

9 666

* * *

В заключение, отметим, что за своевременное и качественное оформление авансовых отчетов, путевых листов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных отвечают лица, ответственные за оформление данного факта хозяйственной жизни и подписавшие эти документы (то есть водители). Такое требование теперь содержится в п. 9 Инструкции № 157н в редакции Приказа Минфина РФ от 29.08.2014 № 89н (на момент создания материала данный приказ находился на регистрации в Минюсте).