Составляем график отпусков


Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск согласно ст. 21 и 114 ТК РФ. Очередность предоставления отпусков определяется по графику, который работодатель должен составить и утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). Времени осталось немного. На что обратить внимание?

Согласно ст. 123 ТК РФ составление графика отпусков обязательно для каждого работодателя.

Нет графика – есть нарушение

Отсутствие в организации графика отпусков квалифицируется как несоблюдение трудового законодательства. На работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Данное нарушение влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Если нарушение повторное, то должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.

График отпусков не только избавляет работодателя от конфликтов с сотрудниками и трудовой инспекцией, но и позволяет более эффективно управлять трудовым коллективом: избегать спорных ситуаций, связанных с реализацией работниками их права на отпуск, заблаговременно оформлять нужные документы и выдавать отпускные (которые работник должен получить не менее чем за три дня до начала отпуска согласно ч. 9ст. 136 ТК РФ), рационально планировать использование трудовых ресурсов, своевременно находя отпускнику замену.

Отпуск: кому, когда, сколько?

Право на отпуск обусловливается стажем работы у данного работодателя. В этот стаж включается время фактической работы, выполненной сотрудником либо им не выполненной в связи с невозможностью ее выполнения по уважительным причинам, не зависящим от сотрудника, которые закреплены в ч. 1 ст. 121 ТК РФ с исчерпывающей полнотой.

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Далее оплачиваемый отпуск полной продолжительности положен сотруднику за каждый рабочий год. Первый рабочий год начинается в день приема на работу к работодателю и заканчивается через 12 месяцев, которые включаются в стаж. Следующий рабочий год начинается сразу после окончания предыдущего.

Отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Нормами ст. 115, 116, 321 ТК РФ закреплена минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска – 28 календарных дней. Но работникам некоторых категорий положены ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Такие льготы предоставляются лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лицам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Форма графика отпусков может быть любой. Главное, чтобы: в документе были указаны дата его составления, период, на который он составляется; информация по каждому работнику содержала наименование структурного подразделения, где он числится, название должности (специальности, профессии) по штатному расписанию, количество календарных дней отпуска с указанием даты начала (запланированной и фактической); имелись графы для заполнения в случае перенесения отпуска («Основание для переноса» и «Дата»). Если в организации трудятся лица, которым полагается льготный отдых, то в графике желательно добавить еще столбец «Примечание» – для указания этих льгот. График должен быть подписан начальником отдела кадров, заверен подписью руководителя организации. Для составления графика большинство работодателей используют унифицированную форму Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Утверждаем график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный правовой акт, поэтому он должен быть утвержден в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ – работодатель перед принятием решения должен направить проект графика отпусков и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (далее – профсоюз). Не позднее чем через пять рабочих дней профсоюз должен предоставить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель в течение трех дней должен провести дополнительные консультации с профсоюзом и принять взаимоприемлемое решение.

Если согласие не достигнуто, то составляется соответствующий протокол, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков. Но он должен помнить, что данный локальный нормативный акт может быть обжалован профсоюзом в инспекцию труда или суд. Профсоюз также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

После того, как график отпусков утвержден, каждый работник должен быть проинформирован под подпись о времени начала его отпуска – таково требование ст. 123 ТК РФ. Работник может расписаться либо в самом графике отпусков, напротив своей фамилии, либо в специально заведенном для этой цели журнале. Обратите внимание: работник должен узнать о времени своего отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Согласовывать ли с работником время отпуска?

Время ухода в отпуск может быть согласовано с работниками, однако окончательное решение принимает работодатель. Если работника не устраивает время отпуска, которое указано в утвержденном графике, он может написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Однако работодатель не обязан подписывать это заявление, если считает перенос отпуска нецелесообразным.

Работодателю следует помнить, что для отдельных категорий работников ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться по их желанию в удобное для них время (ст. 123 ТК РФ), даже если уже существует утвержденный график отпусков. В частности, такое право имеют работники в возрасте до 18 лет, женщины или одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, почетные доноры, «чернобыльцы», ветераны боевых действий (подпункт 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»), Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»), Герои Соцтруда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда РФ и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»).

Если работник был отозван из отпуска, он также вправе «догулять» оставшиеся дни в удобное для себя время в течение текущего рабочего года или присоединить их к отпуску на следующий год согласно ст. 125 ТК РФ.

При составлении графика отпусков работодатель должен учитывать и пожелания работников, имеющих право на ежегодный отпуск в определенное время. Так, беременные женщины имеют право перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком на ежегодный оплачиваемый отпуск, даже если не истек шестимесячный период непрерывной работы у данного работодателя (ст. 260 ТК РФ).

Супругам военнослужащих ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию одновременно с отпуском военнослужащих (пункт 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Время отпуска работника-совместителя должно совпадать с периодом его отпуска по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Вопрос:

Супруга военнослужащего подала заявление на отпуск вне утвержденного графика. Может ли работодатель отказать в предоставлении внеочередного отпуска в связи с производственной необходимостью?

Ответ:

Работодатель имеет право отказать супруге военнослужащего в предоставлении отпуска по причине производственной необходимости. К тому же, если данная сотрудница в текущем году уже использовала свое право на внеочередной отпуск, работодатель имеет право не подписывать ее заявление.

Пример – Апелляционное определение Мурманского областного суда от 25.12.2013 по делу № 33-4239-2013.

Согласно трудовому договору сотруднице бюджетного учреждения, являющейся супругой военнослужащего, был установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 52 календарных дня и дополнительный оплачиваемый отпуск. С графиком отпусков она была ознакомлена, о чем свидетельствует ее подпись. 46 календарных дней отпуска работодатель предоставил сотруднице не в соответствии с графиком, а на основании ее личного заявления об использовании отпуска одновременно с мужем-военнослужащим.

Впоследствии сотрудница подала работодателю заявление с просьбой о предоставлении ей шести календарных дней дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в районах Крайнего Севера и шести календарных дней за ненормированный рабочий день, приложив справку с места службы мужа, согласно которой ему как военнослужащему предоставляется часть отпуска на этот же период. На основании указанного заявления работодатель предоставил отпуск частично, только на шесть дней, в связи с производственной необходимостью.

Посчитав, что ее трудовые права нарушены, женщина обратилась в суд. Суд первой инстанции признал правомерными действия работодателя, поскольку невозможность предоставления шестидневного отпуска действительно была обусловлена объективными обстоятельствами. Присутствие сотрудницы на работе в период, когда она потребовала отпуск, было обязательно, поскольку другой штатный работник выехал в служебную командировку, запланированную и организованную работодателем до обращения сотрудницы с заявлением о предоставлении отпуска.

Суд указал, что у работодателя имелись три причины отказать в предоставлении отпуска: сотрудница как супруга военнослужащего реализовала свое право использования отпуска одновременно с отпуском мужа, в согласованном графике отпусков спорный период не был запланирован в качестве отпуска, нахождение сотрудницы на работе было действительно обусловлено производственной необходимостью. Апелляционный суд поддержал решение суда первой инстанции.

Вопрос:

Имеет ли работодатель право присоединить к очередному отпуску неиспользованные дни отпуска предыдущего года?

Ответ:

Предоставление работнику в соответствии с графиком отпусков не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года неиспользованных дней отпуска не противоречит положениям ч. 3 ст. 124 ТК РФ. Пример – Определение Санкт-Петербургского городского суда от 19.08.2014 № 33-13006/2014.

Работница обратилась в суд с иском к работодателю, в котором просила обязать его внести изменения в приказ о предоставлении отпуска, исключив дни за неиспользованный отпускной период предыдущего года. Свои требования работница мотивировал тем, что дни неиспользованного отпуска за предыдущий год были предоставлены работодателем по собственной инициативе без учета ее мнения. Женщина также указала, что был нарушен порядок ее ознакомления с приказом о предоставлении отпуска, поскольку извещение было направлено ей позднее двухнедельного срока.

Суда первой инстанции исковые требования оставил без удовлетворения, апелляционный суд поддержал данное решение, мотивируя это следующим.

Определяя очередность предоставления отпусков, работодатель составил и утвердил график отпусков без нарушений трудового законодательства. В график были включены дни, оставшиеся от предыдущего отпуска. С указанным документом работница была ознакомлена, о чем свидетельствует ее личная подпись в графике. С заявлением об изменении отпускного периода она к работодателю не обращалась.

Согласно выписке из соответствующего приказа работнице был предоставлен отпуск с включением в него неиспользованных дней отпуска прошлого года согласно графику.

Поскольку работница приказом была выведена в вынужденный простой по вине работодателя без необходимости присутствия на рабочем месте, в ее адрес было направлено извещение о времени начала отпуска. Работодатель смог доказать факт своевременного информирования о начале отпуска, предоставив суду копии извещения и почтового уведомления.

Суд указал, что предоставление работнику неиспользованных дней отпуска не противоречит положениям ч. 3 ст. 124 ТК РФ, согласно которым отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Доказательств нарушения прав включением в отпускной период дней неиспользованного отпуска за предыдущий отпускной период работница не представила, свое право на использование оставшихся дней отпуска за предыдущий год она не утратила. Оснований, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ, для переноса отпуска на другой срок, а именно нарушения работодателем срока оплаты отпуска или (и) срока предупреждения работника о времени начала отпуска, суд не обнаружил, посчитав действия работодателя правильными.

Вопрос:

Работодатель разбил отпуск на две части, что было отражено в утвержденном графике. Имеет ли право сотрудник требовать полный отпуск?

Ответ:

Предоставление отпуска, не зафиксированного в графике отпусков, возможно только по соглашению сторон. Если сотрудник не относится к категориям работников, которым отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то работодатель имеет право разбить отпуск на части. При этом ознакомление сотрудника с графиком отпусков может рассматриваться как соглашение на разделение отпуска. Пример – Определение Ленинградского областного суда от 26.12.2012 № 33-5595/2012.

Сотрудник обратился к работодателю с заявлением, в котором просил о предоставлении 26 календарных дней очередного оплачиваемого отпуска, в чем было отказано. Работодатель предоставил сотруднику 14 дней отпуска в июне и 14 дней в октябре.

Посчитав данный отказ незаконным, сотрудник обратился в суд, указав, что с графиком отпусков он ознакомлен не был, согласия на разделение отпуска не давал, о разделении отпуска работодатель его не предупреждал.

Суд первой инстанции, а впоследствии и апелляционный суд отказали в удовлетворении иска, мотивировав решения следующим.

Основанием для предоставления отпуска является установленная у работодателя очередность предоставления отпусков, которая зафиксирована в графике отпусков. Этот документ составляется, как правило, по соглашению между работником и работодателем, причем письменной формы согласования графика отпусков (в виде двустороннего документа) ТК РФ не предусматривает.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части и хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Суды установили, что в организации в связи с особенностями производства существует корпоративный отпуск продолжительностью 14 дней в июле, а оставшаяся часть отпуска предоставляется по графику с учетом пожеланий сотрудника, в случае наличия такой возможности. Об этомпредупреждаются все поступающие на работу. Согласно графику отпуск сотрудника был запланирован в июле в количестве 14 дней и в октябре в количестве 14 дней. График отпусков не содержал сведений о том, что у сотрудника был запланирован отпуск продолжительностью 26 дней в июле, о предоставлении которого он просил в июле в своем заявлении. Работодатель представил доказательства, что до ухода в отпуск сотрудник не обращался к нему с требованием не делить отпускной период – заявления сотрудника на отпуск продолжительностью 26 календарных дней работодатель до июля не получал.

Суды указали, что предоставление отпуска, не зафиксированного в графике отпусков, возможно только по соглашению сторон, с учетом как интересов работника, так и интересов работодателя. Поскольку данный сотрудник не относится к категориям работников, которым отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, его требование суды квалифицировали как неправомерное – у работодателя не имелось обязанности предоставить сотруднику отпуск продолжительностью 26 дней.