Соблюдение кассовой дисциплины


При осуществлении расчетов посредством наличных денежных средств учреждения должны соблюдать кассовую дисциплину. В этой консультации рассмотрим, на что при этом следует обратить внимание.

Под понятием соблюдения кассовой дисциплины следует понимать соблюдение требований, установленных нормативными и законодательными актами, регулирующими осуществление кассовых операций, и прежде всего Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Данным документом установлены требования, предъявляемые:

– к оформлению первичных документов по приему и выдаче денежных средств из кассы;
– к ведению журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
– к ведению кассовой книги;
– к обеспечению сохранности в кассе денежных средств.

Кроме того, в приложении к Указанию ЦБ РФ № 3210-У приведены формулы для расчета лимита остатка наличных денег учреждениями с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. То есть учреждение должно иметь расчет лимита остатка наличных денег.

Напомним, какие требования предъявляются к оформлению операций по движению наличных денежных средств в кассе учреждения и порядок работы кассира учреждения.

Требования к оформлению первичных документов

Согласно п. 4 Указания ЦБ РФ № 3210-У кассовые операции должны вестись в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем учреждения из числа своих работников (кассиром), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под расписку. При наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них должен выполнять функции старшего кассира.

Передача наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня должна отражаться в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в этой книге осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Кроме того, Указание ЦБ РФ № 3210-У допускает, что кассовые операции могут проводиться руководителем учреждения.

Все кассовые операции (движение наличных денежных средств) должны быть оформлены приходными и расходными кассовыми ордерами (далее – кассовые документы).

К их оформлению предъявляются следующие требования:

1) кассовые документы должны быть оформлены:

– главным бухгалтером;
– бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом учреждения, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
– руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера);

2) кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром;

3) приходный и расходный кассовые ордера должны быть оформлены на бумажном носителе или в электронном виде.

В таблице приведем требования к оформлению кассовых документов в зависимости от того, на каком носителе они оформляются:

Вид оформления кассовых документов

Порядок оформления кассовых документов

На бумажном носителе

Оформление производится от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные таким способом, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления

В электронном виде

Оформление осуществляется с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается

Кассир должен иметь печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

При ведении кассовых операций и оформлении кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Напомним действия кассира при приеме и выдаче наличных денег.

Прием наличных денег в кассу учреждения. Наличные денежные средства могут поступать в кассу учреждения, в частности, в следующих случаях:

– для выплаты заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий и т. п., а также депонированных сумм;
– для выдачи под отчет авансов на административно-хозяйственные или командировочные расходы и при возврате не использованных работниками подотчетных сумм;
– наличной оплаты за оказанные учреждением платные услуги, выполненные работы, за реализованную продукцию (в рамках собственных доходов);
– при получении наличных денег в счет возмещения причиненного учреждению ущерба;
– при получении денежных средств в наличной форме во временное распоряжение, а также при получении указанных средств со счетов учреждения для возврата их собственникам;
– наличной оплаты за реализованное имущество.

Поступление наличных денег в кассу учреждения должно оформляться приходным кассовым ордером.

При применении контрольно-кассовой техники (бланков строгой отчетности) приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», на общую сумму принятых наличных денег (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

При предъявлении приходного кассового ордера кассир должен соблюдать следующий порядок действий:

– проверить наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
– проверить соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, указанной прописью;
– проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере;
– принять наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за его действиями;
– подписать приходный кассовый ордер, проставить на квитанции к нему, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдать ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру при условии, что вносимая сумма наличных денег соответствует сумме, отраженной в приходном кассовом ордере.

Если вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, обозначенной в приходном кассовом ордере, кассир должен предложить вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвратить излишне вносимую сумму наличных денег. В случае отказа вносителя наличных денег довнести недостающую сумму кассир должен возвратить ему вносимую сумму наличных денег. В этом случае приходный кассовый ордер кассир должен перечеркнуть и передать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Выдача наличных денег из кассы учреждения. Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы учреждения, в частности, в следующих случаях:

– на выплату заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий и т. д., а также депонированных сумм;
– на выдачу под отчет авансов на административно-хозяйственные или командировочные расходы и на возмещение перерасхода по ним;
– на выплату вознаграждений физическим лицам по гражданско-правовым договорам за выполненные работы, оказанные услуги;
– при возврате находящихся у учреждения во временном распоряжении денежных средств в наличной форме, а также при сдаче указанных средств на счет учреждения;
– для зачисления денежных средств на счет учреждения.

Выдачу наличных денег следует производить по расходным кассовым ордерам (п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Исключением из этого правила является выдача наличных денег для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам. Ее можно выдавать как по расходным кассовым ордерам, так и по расчетно-платежным ведомостям (ф. 0504401), платежным ведомостям (ф. 0504403).

При предъявлении перечисленных документов кассир должен произвести следующие действия:

– проверить наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
– проверить соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, указанным прописью;
– при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру также проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
– выдать наличные деньги только после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или доверенности;
– при выдаче наличных денег по доверенности проверить соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, отраженным в доверенности; проверить соответствие названных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, следует сделать запись «По доверенности». Затем доверенность приложить к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных учреждений, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном учреждением. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) должен храниться у кассира, и при последней выдаче наличных денег доверенность нужно приложить к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости);
– подготовить сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передать расходный кассовый ордер получателю наличных денег для проставления подписи. При этом кассиру нужно пересчитывать подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдать получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Кассир вправе не принимать от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если последний не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, обозначенным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир должен подписать его.

Кассир должен производить выдачу наличных денег по выплатам заработной платы, стипендиям и другим выплатам в течение срока, не превышающего пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Их выдачу нужно производить в том же порядке, что и при их выдаче по расходному кассовому ордеру, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

При этом в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должен проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги, подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), поставить свою подпись на этих документах и передать их для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должен быть оформлен расходный кассовый ордер.

Требования к ведению журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).

В журнале должна быть указана следующая информация:

– дата выписки приходного или расходного кассового ордера;
– их номер по порядку;
– полученная или выдаваемая сумма наличных денег;
– цель поступления или выдачи.

Требования к ведению кассовой книги

Кассовая книга (ф. 0504514) применяется для учета движения наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. К ее ведению предъявляются следующие требования:

– поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов должно вестись на отдельных листах кассовой книги;
– листы кассовой книги, содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) «Фондовый»;
– записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу же после получения или выдачи денег, денежных документов по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру);
– итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно;
– записи в кассовой книге должны сверяться с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываться лицом, проводившим указанную сверку;
– кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Ведение кассовой книги ручным, автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном ЦБ РФ для ведения кассовых операций в РФ.

В свою очередь, главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель) должен осуществлять контроль ведения кассовой книги.

Требования к обеспечению сохранности наличных денег

Согласно п. 7 Указаний ЦБ РФ № 3210-У мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются учреждением.

Среди требований, предъявляемых к помещению кассы, можно назвать следующие:

– помещение кассы должно быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
– иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
– закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы;
– оборудовано специальным окошком для выдачи денег;
– иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира;
– располагать исправным огнетушителем;
– оборудовано охранной сигнализацией.

При транспортировке наличных денег из учреждений банков или сдачи в них кассир должен обеспечиваться транспортным средством.

При этом кассиру запрещается:

– разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
– следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
– посещать магазины, рынки и другие подобные места;
– выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег по назначению.

Контрольным мероприятием за сохранностью наличных денег является проведение инвентаризации.

Наличие лимита остатка наличных денег

Как следует из п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У, для ведения операций по приему наличных денег учреждение распорядительным документом должно установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Лимит остатка наличных денег в кассе учреждение определяет самостоятельно в соответствии с приложением к Указанию ЦБ РФ № 3210-Уисходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Рассмотрим, что следует учитывать при расчете лимита остатка наличных денег и как его рассчитать.

При расчете лимита остатка наличных денег необходимо учитывать, что учреждение, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу этого учреждения, должно определять лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных данными обособленными подразделениями. При этом лимит остатка наличных денег, установленный обособленным подразделениям, сдающим наличные деньги на банковский счет, открытый учреждению в банке, определяется в том же порядке, который предусмотрен для учреждения.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег должен быть направлен учреждением обособленному подразделению в предусмотренном учреждением порядке.

В приложении к Указанию ЦБ РФ № 3210-У приведены формулы для расчета лимита остатка наличных денег учреждениями с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Расчет лимита остатка наличных денег с учетом объемов поступлений. При определении лимита остатка наличных денег учреждение должно учесть объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = V / P x Nc, где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;
V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (учреждение, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями, за исключением случая, предусмотренного абз. 4 п. 2 Указанию ЦБ РФ № 3210-У);
P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет, расчетный период составляет не более 92 рабочих дней);
Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы показатель Nc определяется после прекращения ее действия. Например, при сдаче наличных денег в банк один раз в три дня показатель Nc равен трем рабочим дням. При определении данного показателя могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

Расчет лимита остатка наличных денег исходя из объема их выдачи. При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги учреждение должно учитывать объем выдачи наличных денег (вновь созданное учреждение – ожидаемый объем выдачи наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.

В этом случае лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

L = R / P x Nc, где:

R – объем выдачи наличных денег. В данный объем не включаются суммы наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам, за расчетный период в рублях (учреждение, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдачи наличных денег учитывает наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного в абз. 4 п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Иметь в кассе учреждения наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается, за исключением дней выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Наличные деньги сверх установленного лимита должны сдаваться уполномоченным представителем учреждения в банк или организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет.

Указанием ЦБ РФ № 3210-У также предусмотрено, что уполномоченный представитель обособленного подразделения может в порядке, определенном учреждением, сдавать наличные деньги в кассу учреждения, или в банк, или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, для зачисления их сумм на банковский счет.

Превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
– на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.