Отзыв из отпуска: документальное оформление и прочие нюансы.


Иногда возникает необходимость попросить работника, находящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске, прервать отпуск. К работникам спортивных учреждений это также относится: например, бывает, что нужна срочная замена тренера для подготовки спортсменов к соревнованиям или требуется присутствие других работников спортивного учреждения (бухгалтера, медработника) в ситуациях каких-либо внеплановых проверок. В любом случае, отзывать работника из отпуска можно только с его согласия и только в случаях производственной необходимости. О том, как грамотно вызвать работника из отпуска, расскажем в этой консультации.

Несколько слов о предоставлении отпуска

Говоря об отзыве из отпуска, нельзя не напомнить о порядке предоставления самого отпуска.

Итак, все работники имеют право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114115 ТК РФ). Отдельным категориям работников, в том числе спортсменам и тренерам, Трудовым кодексом и иными федеральными законами могут устанавливаться дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Так, согласно ст. 348.10 ТК РФ спортсменам и тренерам предоставляется дополнительный отпуск в размере не менее четырех дней. Дополнительный отпуск при этом может быть присоединен к основному ежегодному, а может быть заменен денежной компенсацией, поскольку в ст. 126 ТК РФ говорится, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Выплата такой компенсации не допускается беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы, но по соглашению с работодателем отпуск может быть предоставлен и раньше. Кроме этого, он должен быть предоставлен ранее шести месяцев на основании заявления работников, поименованных в ч. 3 ст. 122 ТК РФ.

Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков – документом организации, которого придерживаться обязательно и работникам, и работодателю (ст. 123 ТК РФ). О времени начала отпуска работодатель должен известить работника не позднее чем за две недели до его начала. В противном случае работодатель обязан будет перенести отпуск на другой срок по заявлению работника. Не позднее чем за три дня до начала отпуска работнику должны быть выплачены отпускные.

А теперь мы переходим непосредственно к вопросу отзыва из отпуска.

Право на отзыв

В статье 125 ТК РФ говорится лишь, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Исходя из положений ст. 125 ТК РФ, можно сделать вывод, что отзывать работника можно не только из ежегодного оплачиваемого отпуска, но и из ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, а также из отпуска без сохранения заработной платы. А вот отозвать из учебного отпуска нельзя, поскольку отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение и должны быть использованы только в установленные сроки.

Несмотря на то что в статье не говорится, в каких случаях работодатель может отозвать работника из отпуска, причины для отзыва должны быть уважительными. Поскольку Трудовым кодексом они не установлены, работодатель определяет их самостоятельно. Последнее же слово остается за работником, и только с его согласия отпуск может быть прерван, поэтому привлекать работника к дисциплинарной ответственности за то, что он не согласился выйти на работу во время отпуска, незаконно, что подтверждается и судебной практикой.

Так, работнику Р. был предоставлен отпуск на 10 дней. Через день после ухода в отпуск ему позвонил начальник отдела кадров и сообщил, что Р. нужно выйти на работу для того, чтобы идти в суд для представления интересов учреждения. Поскольку Р. не согласился с отзывом, он был вызван на работу через некоторое время для ознакомления с приказом, которым был отменен приказ о предоставлении отпуска, и с приказом о привлечении его к дисциплинарной ответственности.

Однако и судом первой инстанции, и Верховным Судом оба приказа были признаны незаконными: приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности – в силу того, что отказ работника от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска вне зависимости от причины нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины, а приказ об отмене отпуска – на основании того, что трудовым законодательством и ведомственными нормативными правовыми актами не предусмотрена отмена отпуска (Кассационное определение ВС Республики Адыгея от 16.09.2011 по делу № 33-994).

Другим решением суда было признано незаконным увольнение за прогул в случае, когда работник согласился выйти из отпуска, но работодатель отказал ему в предоставлении неиспользованной части отпуска в удобное для работника время.

К. Р. были предоставлены основной ежегодный оплачиваемый и дополнительный оплачиваемый отпуск (всего в размере 35 календарных дней). К. Р. согласился выйти на работу в период отпуска при условии предоставления отгулов за отработанное время по истечении очередного отпуска. Но по выходу из отпуска с учетом дней отгулов К. Р. был уволен за прогул. При этом представитель работодателя утверждал, что согласия на предоставление К. Р. отгулов по истечении отпуска не давали.

В ходе судебного разбирательства было установлено, что на заявлении работника о согласии на отзыв из отпуска и предоставлении ему неиспользованных дней отпуска имеется резолюция руководителя структурного подразделения «не возражаю». Однако от своей подписи на заявлении руководитель отказался. Для установления факта визирования была произведена почерковедческая экспертиза, из которой следовало, что подпись и резолюция выполнены руководителем подразделения.

Таким образом, увольнение К. Р. за прогул было признано незаконным (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-9755/2013).

Документальное оформление отзыва

Прежде всего, для отзыва работника из отпуска нужно основание. Таким основанием может быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или начальника отдела кадров на имя руководителя учреждения, в которой следует указать причину, по которой необходимо отозвать работника.

Решение об отзыве может быть принято и руководителем организации. Для этого он в первую очередь издает приказ или отдает устное распоряжение работнику, ответственному за кадровый документооборот, либо непосредственному руководителю об отзыве работника из отпуска, который, в свою очередь, должен уведомить работника об отзыве.

Поскольку отзыв, как правило, осуществляется, когда работник должен выйти на работу срочно, сообщить работнику о необходимости прервать отпуск сначала придется по телефону. При этом нужно обязательно подготовить письменное предложение об отзыве и по приходу работника сразу его оформить. Можно предусмотреть строки для заполнения работником, а можно попросить работника оформить согласие отдельным документом. Свое желание касательно даты, когда он использует оставшиеся дни отпуска, работник может изложить как сразу, так и позже в своем заявлении.

Приведем пример предложения.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
Детско-юношеская спортивная школа «Салют»
(ГБОУ ДОД ДЮСШ «Салют»)

Исх. № 45/06
от 05.06.2014

Тренеру-преподавателю
М. И. Максимову

Уважаемый Михаил Иванович!

В связи с включением в сборную г. Ярославля по бегу на короткие дистанции для поездки на Спартакиаду союза городов Центра и Севера России, которая будет проходить в г. Санкт-Петербурге 09.06.2014, воспитанницы С. В. Тарасовой прошу Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск для ее сопровождения в г. Санкт-Петербург с 09.06.2014 по 11.06.2014.

На основании ч. 2 ст. 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в любое удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Ставим Вас в известность, что согласно ч. 2 ст. 125 ТК РФ Вы имеете право не прерывать отпуск.

Директор
ГБОУ ДОД ДЮСШ «Дельфин»


Котов


/В. И. Котов/

Согласен прервать свой ежегодный оплачиваемый отпуск и выйти на работу 09.06.2014. О времени использования трех дней отпуска сообщу позже.

09.06.2014

Максимов

/М. И. Максимов/

Отзыв работника следует оформить приказом, который составляется в произвольной форме. Приведем его примерный образец.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей
Детско-юношеская спортивная школа «Салют»
(ГБОУ ДОД ДЮСШ «Салют»)

09.06.2014

г. Ярославль

Приказ № 14
об отзыве работника из отпуска

В связи с необходимостью сопровождения в г. Санкт-Петербург воспитанницы С. В. Тарасовой для участия в спартакиаде

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска тренера-преподавателя М. И. Максимова с 09.06.2014 по 11.06.2014.

2. Предоставить часть неиспользованного отпуска продолжительностью 3 (три) календарных дня по выбору работника в любое удобное для него время в текущем году или присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год.

3. Инспектору отдела кадров Н. А. Лапиной:

– внести необходимые изменения в график отпусков и другие кадровые документы;
– довести настоящий приказ до сведения М. И. Максимова.

4. Главному бухгалтеру Л. Н. Карасевой произвести перерасчет выплаченных работнику отпускных за тот период, когда работник фактически находился в отпуске.

5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Основание: предложение об отзыве из отпуска от 05.06.2014.

Директор

Котов

/В. И. Котов/


С приказом ознакомлены:

   

Главный бухгалтер

Карасева

/Л. Н. Карасева/

 

09.06.2014

 

Инспектор отдела кадров

Лапина

/Н. А. Лапина/

 

09.06.2014

 

Тренер-преподаватель

Максимов

/М. И. Максимов/

 

09.06.2014

 

Работника следует ознакомить с приказом под подпись. Однако, как указывают некоторые суды, делать это необязательно, поскольку законом не предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению работника с приказом об отзыве из отпуска (Апелляционное определение Белгородского областного суда от 02.07.2013 по делу № 33-2385). И действительно, основным требованием на отзыв является письменное согласие работника, в котором содержится необходимая информация (само согласие на отзыв из отпуска и дата отзыва). Тем не менее, если возможность ознакомить работника под подпись у работодателя есть, лучше ею не пренебрегать.

Информацию об отзыве работника следует отразить в графике отпусков, личной карточке работника и табеле учета рабочего времени.

В график отпусков по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, можно внести информацию в графу 10 «Примечание», в которой указать дату отзыва из отпуска и дату, когда работник приступил к работе. В графе 8 «Основание (документ)» следует отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» – дату использования оставшейся части отпуска, если она известна.

В личной карточке работника (ф. Т-2) в графе 4 разд. VIII «Отпуск» указывается количество использованных дней отпуска, а в графе 7 – реквизиты приказа о предоставлении отпуска и приказа об отзыве. Если личная карточка к моменту отзыва работника из отпуска уже заполнена, сведения об отзыве можно отразить после информации о предоставленном отпуске.

Что касается табеля учета рабочего времени, дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить в табеле как ежегодный основной оплачиваемый отпуск буквенным обозначением «ОТ» или цифровым «09», а дни, в которые работник работал в связи с отзывом из отпуска, – буквенным обозначением «Я» или цифровым – «01».

Делаем перерасчет отпускных

При отзыве работника необходимо произвести перерасчет отпускных сумм. Однако порядок такого перерасчета Трудовым кодексом не установлен. Тем не менее, если работника отзывают из отпуска, ранее выплаченные ему отпускные необходимо пересчитать, а со дня выхода на работу начислить зарплату. При предоставлении недоиспользованной части отпуска расчет отпускной суммы производится вновь.

Здесь следует напомнить, что согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника могут производиться:

– для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
– для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
– для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
– при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск за неотработанные дни отпуска.

Таким образом, излишне выплаченная работнику сумма отпускных может быть возвращена им в кассу организации, зачтена как аванс в счет будущей зарплаты или удержана из его зарплаты на основании его заявления. В любом случае работодателю необходимо получить письменное согласие работника. При удержании излишне начисленных отпускных из очередной заработной платы следует учитывать, что общий размер всех удержаний не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

При предоставлении оставшихся дней отпуска в другое время средний заработок для их оплаты исчисляется заново. Расчет отпускных производится на основе Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

В целях недопущения дальнейших судебных споров работодателю целесообразно договориться с работником, каким образом будет осуществляться перерасчет отпускных при отзыве из отпуска заранее, и отразить это в приказе.

На основании приказа об отзыве работника из отпуска необходимо сначала пересчитать сумму отпускных из расчета фактического количества дней отпуска, затем сторнировать излишне выплаченную сумму в бухучете (Письмо Минфина РФ от 20.10.2004 № 07-05-13/10) и начислить заработную плату работнику со дня начала работы. Кроме того, при необходимости нужно будет пересчитать налоги и страховые взносы и в завершение засчитать неиспользованную сумму отпускных в счет заработной платы или другим способом получить с работника неиспользованные отпускные.

Говоря о начислении заработной платы за дни отзыва из отпуск, следует также отметить, что если день отзыва работника из отпуска приходится на выходной день, то этот день для работника будет рабочим и должен оплачиваться в соответствии со ст. 153 ТК РФ не менее чем в двойном размере либо должен быть компенсирован предоставлением другого дня отдыха и оплачен в одинарном размере.

При этом в силу ст. 113 ТК РФ привлечение работников к работе в выходные дни производится по письменному распоряжению работодателя, с письменного согласия работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, за исключением случаев, предусмотренных ч. 3, 4, 6 ст. 113 ТК РФ, когда привлечение работников к работе в выходные дни допускается без согласия последних (ч. 2, 5, 8 ст. 113 ТК РФ).

Иными словами, при отзыве работника из отпуска, если отзыв приходится на выходной или праздничный день, с работника также следует запросить согласие на работу в данный день. Сделать это можно, как мы считаем, сначала путем предложения, а затем составления приказа об отзыве из отпуска и о привлечении к работе в выходной день. Если в организации есть профсоюз, необходимо запросить его мнение (отражается в виде отметки на приказе).

* * *

Чтобы отзыв работника из отпуска не закончился судебными разбирательствами, предлагая работнику прервать отпуск, работодатель должен помнить следующее:

1. Отзыв работников допускается только с согласия работника, оформленного в письменном виде.

2. Нельзя отзывать из отпуска (даже с их согласия) лиц моложе 18 лет, беременных женщин и лиц, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

3. Нельзя привлечь работника к дисциплинарной ответственности в случае его отказа прервать отпуск.

4. Неиспользованный отпуск должен предоставляться в любое время по выбору работника.