Как оформить однодневную командировку?


Можно ли направить сотрудника в командировку сроком на один день? Если да, то как правильно оформить документы? Узнаем.

Перед многими работодателями вставал вопрос: является ли однодневная поездка сотрудника командировкой? На этот вопрос можно ответить утвердительно только в случае, если поездка имеет признаки, названные в ст. 166 ТК РФ: поездка состоялась по распоряжению работодателя вне места постоянной работы и сотрудник выполняет порученную ему конкретную работу в течение определенного срока.

Для однодневных командировок целесообразно оформить весь пакет документов: приказ, служебное задание, командировочное удостоверение. В командировочном удостоверении должны быть проставлены отметки, подтверждающие нахождение работника в месте назначения.

Обратите внимание, что никакие подтверждающие документы (квитанции, чеки и др.) по расходованию суточных от работника не требуются (Письмо Минфина РФ от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Размер однодневных суточных

Размер суточных при командировках как по России, так и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение о командировках)). Если работник направляется за границу, то суточные нужно будет выплатить в размере 50% от норм по заграничным командировкам (п. 20Положения о командировках). При российских командировках организация может выплачивать суточные так же, как и при многодневных поездках, или установить меньший размер. Например, обычный размер суточных по России может составлять 700 руб., а для однодневных поездок – 450 руб. Большим организациям имеет смысл сделать разбивку затрат на суточные в зависимости от категории сотрудника. Пример – в таблице.

Категория

Должность

Сумма суточных (руб.)

1

Генеральный директор

1 000

2

Исполнительный директор,
директор департамента

700

3

Заместитель директора департамента,
главный бухгалтер,
заведующий складом,
начальник участка,
руководитель группы

600

4

Специалисты, ведущие специалисты

450

5

Рядовые сотрудники

300

Внимание, налоги!

В соответствии со ст. 252 и 264 НК РФ командировочные расходы, в том числе суточные, признаются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов. При этом пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ содержит открытый перечень расходов на командировки, а именно:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
– наем жилого помещения (по этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
– суточные или полевое довольствие;
– оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Пункт 11 Положения о командировках предусматривает, что суточные не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. На это же указывает ст. 168 ТК РФ, согласно которой под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В силу вышесказанного суточные при однодневных командировках не выплачиваются.

Вместе с тем в ст. 168 ТК РФ предусмотрена возможность возмещения иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя. В частности, к этим расходам может быть отнесена сумма, выплачиваемая работникам при однодневной командировке. Именно к такому выводу пришел Президиум ВАС в постановлении от 11.09.2012 № 4357/12выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако, исходя из их направленности и экономического содержания, могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данный вывод был сделан в отношении НДФЛ. Однако если внутренний локальный акт предусмотрел обязанность производить выплаты при однодневных командировках и их размер, то такие расходы организации признаются в уменьшение базы по налогу на прибыль организаций. Эту точку зрения поддерживает и Минфин в Письме от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30805.

На основании ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ) можно прийти к выводу об освобождении данных выплат от уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды. Судебная практика в отношении обложения этих выплат страховыми взносами неоднозначна. Так, в Постановлении ФАС ПО от 31.05.2012 по делу № А12-15578/2011 высказана позиция, согласно которой выплата работникам суточных за однодневные командировки облагается страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды.

Однако в постановлении ФАС ЦО от 03.12.2012 по делу № А54-3541/2012 признано, что исходя из норм ст. 167 и 168 ТК РФ денежные средства (названные в положении о командировании суточными) могут считаться возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем они не подлежат обложению страховыми взносами. Таким образом, производимые на основании локального нормативного акта выплаты в виде возмещения расходов работника при однодневной командировке признаются расходом для целей налогообложения прибыли и не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами.

Аналогичный вывод – в Постановлении ФАС ЦО от 24.06.2014 по делу № А14-10016/2013. Пенсионный орган начислил недоимку по страховым взносам, пени, штраф, посчитав, что организация занизила базу для начисления страховых взносов в проверяемом периоде на сумму выплаченных суточных при направлении работников в однодневные командировки.

По мнению Пенсионного фонда, объектом обложения страховыми взносами являются любые выплаты и иные вознаграждения, которые получены работниками как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми, у них возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона № 212-ФЗ (она предусматривает исчерпывающий перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам). При этом выплата дополнительного вознаграждения в связи с направлением работника в однодневные служебные командировки в данный перечень не входит.

Определяя обязанности организации в качестве страхователя по исчислению и уплате страховых взносов, фонд квалифицировал произведенные расходы по выплате суточных работникам при направлении их в служебные командировки сроком на день как выплаты, не относящиеся к компенсационным и, следовательно, не являющиеся доходом, к которому применимы положения ст. 9 Закона № 212-ФЗ.

Приказом директора организации было утверждено положение по направлению работников в служебные командировки, в соответствии с которым суточные выплачивались работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные, выплачиваемые при направлении работникам в служебные командировки сроком на один день, носили компенсационный характер.

Суды первой и апелляционной инстанции, кассационная коллегия судей признали недействительным решение регионального управления ПФ РФ.

Судьи исходили из того, что спорные выплаты являются возмещением расходов работника, связанных со служебной командировкой, в связи с чем не признаются доходом работника и не подлежат обложению страховыми взносами, а потому произведенные по указанному основанию доначисления незаконны.

В Письме Минфина от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916 сказано, что при направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ, то есть если не превышают 700 руб. в день при командировке на территории РФ и 2 500 руб. в заграничной поездке. Но обратите внимание, что настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства РФ о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в письме.

На наш взгляд, данные выплаты можно обосновать как прочие командировочные расходы, которые, как известно, не подлежат обложению ни НДФЛ, ни страховыми взносами.