По правилам Трудового кодекса компания должна вести трудовые книжки на каждого своего сотрудника. При условии, что это его основное место работы и трудится он в вашей организации больше
пяти дней. Сперва рассмотрим, как заполнять книжку, если работник оформляет ее в первый раз. Если же вам необходимо только внести определенную запись, прослушайте сразу тот раздел, который вам
нужен. Отметим, что все записи в трудовую книжку вносят чернилами синего, фиолетового или черного цвета. И без каких-либо сокращений.
Если новый работник ранее не оформлял трудовую книжку, то это предстоит сделать вам. Рассмотрим, как заполнить самый первый — титульный лист книжки.
-
Фамилию, имя и отчество работника укажите полностью. Данные можно взять из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Например, водительских
прав, военного билета или заграничного паспорта. Не заменяйте имя и отчество инициалами.
-
Дату рождения пропишите арабскими цифрами. Число и месяц обозначьте двузнач- ными кодами. А год — четырехзначным кодом. Не следует писать месяц
словами.
-
Образование. Данные в эту строку вносите на основании аттестата, удостоверения или диплома. Здесь может быть указано «высшее профессиональное», «среднее
общее», «среднее профессиональное образование» и т. д. Также здесь можно указать незаконченное образование того или иного уровня.
-
Профессия, специальность. Данные также укажите исходя из документов об образовании.
-
Дата заполнения. Поставьте текущую дату, на которую вы оформляете трудовую книжку. Месяц можно указать как цифрами, так и словами. Ошибкой это не
будет.
-
Подпись владельца книжки. В этой графе должен расписаться сам работник.
-
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ее ставит тот, кто собственно и оформляет документ. Обычно это начальник отдела кадров. Но так как
кадровую работу зачастую выполняет бухгалтер, то здесь может стоять и его подпись.
-
Место для печати. Заверьте все внесенные данные печатью компании. Можно поставить и печать кадровой службы, если такая есть.
Всем сотрудникам, которые проработали в компании больше пяти дней, нужно внести запись в трудовую книжку. Отметим, что это касается именно основного места работы.
-
Внесите данные об организации в графу 3 раздела «Сведения о работе». Здесь укажите полное наименование организации. А также
сокращенное, если оно есть.
-
В графе «№ записи» проставьте порядковый номер. Соответственно, если это первая запись — в графе будет стоять
«1».
-
Дата. Укажите дату приема на работу арабскими цифрами.
-
На одном уровне с датой приема в графе 3 внесите запись о приеме на работу. Если вы нанимаете человека в определенное
структурное подразделение, то укажите его наименование. Здесь же укажите наименование должности работника, согласно штатному расписанию.
-
В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника приняли в организацию. Как правило, это приказ о
приеме на работу.
Отметим сразу, что запись о совместительстве вносят в трудовую книжку по желанию работника. То есть, если сотрудник сам вас об этом не просит, запись вносить не нужно. Нарушения в этом
нет. Но если он все-таки попросил вас об этом, то внесите данные аналогично основному месту работы под следующим порядковым номером. Запись делает именно работодатель по основной работе. На
основании заверенной копии приказа о приеме или справки с места работы по совместительству.
Если вы приняли на работу сотрудника и теперь переводите его в другой отдел или же на другую должность, то это нужно отразить в трудовой книжке. Для этого сделайте запись о переводе.
-
В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
-
Дата. Укажите дату перевода арабскими цифрами.
-
В графу 3 внесите запись о переводе. Укажите отдел и должность, на которой теперь будет трудиться работник.
-
В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого сотрудника перевели на новую должность или в другое
подразделение.
Расставаясь с сотрудником, сделайте в трудовой книжке запись об увольнении. Отметим, что делать это нужно своевременно. Так как в последний рабочий день трудовую книжку необходимо вернуть
владельцу. Иначе компанию могут ждать серьезные штрафы от трудовой инспекции. А бывшему работнику придется выплачивать компенсацию. Рассмотрим самое распространенное основание для
увольнения — по собственному желанию.
-
В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
-
Дата. Укажите дату увольнения арабскими цифрами. Датой увольнения считается последний рабочий день сотрудника.
-
В графу 3 внесите запись об увольнении с указанием причин. А также с ссылкой на статью Трудового кодекса, на основании
которой сотрудник уволен. Например, при увольнении по собственному желанию нужно сослаться на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса (по соглашению сторон — на пункт 1 статьи 77 Трудового
кодекса).
-
В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого работника уволи- ли. Обычно это приказ о расторжении
трудового договора.
-
При увольнении работника все записи, которые вы сделали ранее, заверьте печатью компании и подписью руководителя. Или
другого лица, уполномоченного на это. Попросите и сотрудника поставить свою подпись под всеми записями.
Предположим, в трудовую книжку внесли неверную запись и теперь ее нужно исправить. Но не спешите зачеркивать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это
запрещают. Единственно возможный вариант — это признать запись недействительной. И только после этого внести новую.
-
В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.
-
Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите
исправления.
-
В графе 3 пропишите «Запись под № недействительна».
-
В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.
-
Правильную запись внесите в графу 3.
-
В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.